In einer Ära des Wandels stellen wir uns mit der Gemeindeverwaltung Risch der Herausforderung: Wie werden wir im Jahr 2031 arbeiten? Über mehrere Monate haben wir uns intensiv mit dieser Frage auseinandergesetzt und ein Zielbild entwickelt, das sämtliche Aspekte der zukünftigen Arbeitswelt umfasst. In verschiedenen Workshops konnten wir die aktuelle Dynamik analysieren und einen Blick in die Zukunft werfen. Um dieses Bild zu verwirklichen, setzen wir auf einen kooperativen Ansatz und die kontinuierliche Anpassung an sich entwickelnde Technologien. Das erarbeitete Zielbild reicht von innovativen Arbeitsmodellen bis zur nachhaltigen Gestaltung der Arbeitsräume. Eine inspirierende Chance zur Innovation in der Arbeitswelt von morgen.

Die Gemeinde Risch plant, das Zentrum von Rotkreuz in den nächsten 8 Jahren zu einem zukunftsgerichteten und attraktiven Ort zu entwickeln. Dazu gehört auch der Ersatz des heutigen Verwaltungsgebäudes Dorfmatt durch einen Neubau, der verschiedene Nutzungen vereint. Dieses Projekt bietet die Möglichkeit, die Arbeitswelt der Gemeindeverwaltung zu erneuern und an die neuen Herausforderungen anzupassen. Wir durften das Projekt zusammen mit einer Arbeitsgruppe begleiten und das Zielbild entwickeln, damit die Gemeinde Risch ihre Arbeitswelt modernisieren und an die Bedürfnisse der Zukunft anpassen kann. Das Ziel war, bis Ende 2023 festzulegen, wie die Arbeitswelt im Jahr 2031 in den neuen Räumlichkeiten aussehen soll, um es dann dem Gemeinderat zur Abstimmung vorzulegen. Dieses Ergebnis soll sowohl die organisatorischen Veränderungen als auch die räumlichen Anforderungen umfassen, die als Grundlage für den späteren Wettbewerb dienen.

Projekt

Gemeindeverwaltung Risch-Rotkreuz

Projektleitung

Fabio Vareni

Testimonial

Peter Stöckli, CHRO: Die Work-Rebels zeichnen sich durch wahre Leidenschaft und Know-how aus!

Jahr

2023

Bereiche

Organisationsstruktur
Analyse
Zielbild

Fakten

Neues Verwaltungsgebäude
320 Mitarbeitende
Gemeindeverwaltung
Risch-Rotkreuz, Schweiz

Die verschiedenen Etappen für die Erarbeitung des Zielbildes
Flyer für die Erarbeitung des Zielbildes

Das Zielbild der neuen Arbeitswelt für die Gemeindeverwaltung Risch-Rotkreuz entstand in enger Zusammenarbeit mit einer Spur- und einer Arbeitsgruppe, bestehend aus Führungspersonen aus allen Ressorts der Verwaltung. Wir haben das Projekt eng begleitet, moderiert und neue Perspektiven aufgezeigt. Dafür stellten wir unsere Expertise aus diversen Disziplinen zur Verfügung.

In vier Etappen zum Zielbild 2031

Etappe 1: Innovationsreise: Neue Impulse für Risch-Rotkreuz

Etappe 2: FlexWork Phasenmodell: Gemeinsam die Zukunft gestalten

Um den Herausforderungen der Zukunft gewachsen zu sein und gleichzeitig die Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit der Gemeindemitarbeitenden zu steigern, haben wir wegweisende Verwaltungen und Organisationen besucht und diese intensiv analysiert. Bei unserer Recherche wurde deutlich, dass Risch-Rotkreuz bereits heute zu den Spitzenreitern unter den Gemeindeverwaltungen zählt.

Darum gingen wir einen Schritt weiter und suchten im europäischen Umfeld nach innovativen Konzepten, um von bewährten «Best Practices» zu lernen und für unser Projekt zu adaptieren. Diese Erkundungsreise hat die Stärken der Gemeinde weiter gefestigt als auch neue Impulse und Ideen aufgegriffen. Diese werden den zukünftigen Erfolg von Risch-Rotkreuz nachhaltig prägen, positiv beeinflussen und von der Masse abheben lassen.

Mit Hilfe des FlexWork Phasenmodells haben wir umfassend analysiert, wo die Gemeinde derzeit in Bezug auf die Arbeitswelt positioniert ist. Durch die Integration von Schwarmintelligenz im Workshop konnten wir die aktuellen Gegebenheiten erfassen und die kollektiven Visionen für die Ausgestaltung der Arbeitswelt ermitteln. Dabei haben wir bewusst auch die Bedürfnisse der Bevölkerung miteinbezogen.

In den verschiedenen Gruppenarbeiten wurden IST- und SOLL-Werte abgefragt, gezielte Fragen gestellt und Diskussionen initiiert. Wesentliche Anliegen sind dabei klar hervorgetreten und durch tiefgehende Nachfragen vertieft worden. Zur Anregung der Gespräche haben wir mögliche Szenarien entworfen, um die Reaktionen und Bewertungen der verschiedenen Teilnehmenden aus allen Bereichen und Stufen zu erfassen.

Etappe 3: Szenarien und Einflussfaktoren: Zukunft der Arbeitswelt 2043

Etappe 4: Die Schlüsselrolle der Unternehmenswerte: Leitlinien für Identität und Erfolg

Um Risch-Rotkreuz optimal auf die Zukunft vorzubereiten, sind wir gemeinsam in die Zukunft gereist und haben ermittelt, welche möglichen Einflüsse auf die Arbeitswelt im Jahr 2043 einwirken werden? Die Erarbeitung der Szenarien erfolgte durch das bewährte 1-2-4-All Brainstorming-Format, welches eine breite und effektive Beteiligung aller Teilnehmenden sicherstellt. Wir haben dabei folgende Themengebiete erkundet:

1. Klimaveränderung und ihre Auswirkungen:

  • Welchen Einfluss hat die Klimaveränderung auf Gemeinde und Region?
  • Wie beeinflussen diese Veränderungen die Arbeitswelt, die Bevölkerung und die Gemeinschaft?

2. Extended Realities:

  • Mit der Verbreitung von Metaversen und VR/AR-Technologien entstehen virtuelle Arbeitsräume.
  • Welche Nutzungsmöglichkeiten bieten sich durch diese Technologien?
  • Wie werden sie die Flexibilität und Effizienz in der Arbeitswelt verändern?

3. Mitarbeiterentwicklung, Talentförderung und Innovationsfähigkeit:

  • Die Entwicklung von Talenten wird zentraler, Unternehmen müssen sich branchenübergreifend qualifizieren und Vertrauen aufbauen.
  • Wie gestalten wir die Mitarbeiterentwicklung und Talentförderung?
  • Welche Rolle spielt dies für die Innovationsfähigkeit?

4. Interaktion mit der Bevölkerung:

  • Wie wird die Gemeinde mit ihrer Bevölkerung interagieren?
  • Welche Dienstleistungen werden angeboten und wie wird kommuniziert?

Eine gemeinsame Wertebasis sind das Herzstück einer Organisation, sie definieren Identität und prägen die Art und Weise, wie die einzelnen Mitarbeitenden handeln. Vergleichbar mit einem Kompass, der das Verhalten der Einzelnen bei der Entscheidungsfindung mit den verschiedenen Interessengruppen unterstützt. Klare und authentische Werte fördern eine positive Arbeitskultur und stärken das Vertrauen innerhalb und ausserhalb einer Organisation.

  1. Analyse der Unternehmenskultur:
    • Gemeinsam mit der Arbeitsgruppe haben wir historische, zwischenmenschliche und soziale Faktoren durchleuchtet.
    • Ziel war die Identifikation der zentralen Werte, die die Unternehmenskultur von Risch-Rotkreuz prägen.
  2. Betrachtung diverser Wertesysteme und Grundmotivationen:
    • Umfassende Analyse verschiedener Wertesysteme und Grundmotivationen.
    • Berücksichtigung, dass Werte dynamisch sind und sich im Laufe der Zeit verändern können.
  3. Herauskristallisierung der Werte in Arbeitsgruppendiskussionen:
    • Intensive Diskussionen und reger Austausch innerhalb der Arbeitsgruppe.
    • Nutzung von Mentimeter-Abstimmungen für einen gemeinsamen Nenner.
  4. Dynamik und Vielfalt als Fundament für die Zukunft:
    • Durch vielschichtige Ansätze wurden nicht nur statische, sondern dynamische Werte definiert.
    • Die herausgearbeiteten Werte spiegeln die Dynamik und Vielfalt der Gruppe wider und bilden das Fundament für die gemeinsame Zukunft.

Der Weg zum Zielbild 2031

Als eingespielte Arbeitsgruppe kamen wir zum letzten Schritt unseres Zielbildes und fassten die Analysen, Thesen und Kenntnisse als Protokoll, sowie auch in einem Bild zusammen. Im ersten Schritt tauchten wir in einen regen Austausch über die Visionen, Ziele und Herausforderungen unseres Projekts ein, welches wir in Form von verschiedenen Szenen, Icons und Symbolen festhielten.

Gemeinsam mit der engagierten Arbeitsgruppe und einer talentierten Zeichnerin wählten wir die zentralen Botschaften, Symbole und Metaphern aus, die das Zielbild prägen sollen. Ihre Fähigkeit, abstrakte Begriffe zeichnerisch festzuhalten, verwandelten Ideen und Gedanken in Skizzen, die zu einem aussagekräftigen Gesamtbild verschmolzen.

Nach diesem kreativen Prozess legten wir als Arbeitsgruppe unsere kritischen Blicke auf das entstandene Werk und korrigierten, wo es noch nicht ganz stimmig war. Nach diesen Iterationen präsentierte sie uns die finale Version, die unsere kollektive Vision auf überzeugende Weise verkörperte.

Unser nun vollendetes Zielbild in Form von Sketchnotes ist ein äusserst wirkungsvolles Mittel, um die Komplexität des Projekts auf verständliche und einprägsame Weise zu vermitteln. In einer Melange aus «fragen, hinterfragen, analysieren und abschätzen» konnten wir die Ideen in eine visuelle Sprache übersetzen.

Die Wichtigkeit der Arbeit im Kontext des Wandels

In einer Ära des stetigen Wandels und der Unsicherheit liegt die Bedeutung und Voraussicht dieser Arbeit auf der Hand. Indem wir uns bewusst auf das konzentrieren, was wir bereits heute über die bevorstehenden Herausforderungen wissen, gestalten wir nicht nur die Gegenwart, sondern auch die Zukunft aktiv mit. Verschiedene Studien weisen darauf hin, dass wir mittel- bis langfristig mit einer weiteren Verschärfung des Fachkräftemangels rechnen und weitere Massnahmen zur Digitalisierung vorantreiben müssen.

Wandel durch demografische Entwicklung

Fachkräftemangel als massive Herausforderung

Die frühere Ausgewogenheit von Neueintritten in die Arbeitswelt und Ausscheidenden hat sich verschoben. Die bevorstehenden Herausforderungen bis 2030 verdeutlichen eine Diskrepanz, die die Arbeitswelt nachhaltig beeinflussen wird. Analysen des Bundesamts für Statistik verdeutlichen diese Entwicklungen.

Bei unserer Recherche haben wir in der demografischen Entwicklung im Kanton Zug einen zusätzlichen Aspekt festgestellt. Der Altersquotient gibt das Verhältnis der im Arbeitsmarkt tätigen zu den nicht arbeitstätigen Personen an. Während die Linie für die Schweiz ab 2030 eine gewisse Abflachung zeigt, setzt der Kanton Zug auf eine fortlaufende Steigerung. Die Tragweite dieser Entwicklung für Kanton und Gemeinden ist immens, insbesondere in Bezug auf die Altersstruktur, Wohnraum, Schulen und Altersheime. Ein sorgfältiges Abwägen dieser Konsequenzen ist von essenzieller Bedeutung.

Eine Studie von PWC und der HSG verdeutlichen, dass der Fachkräftemangel eine zunehmende Herausforderung darstellen wird. Die Entwicklung in den Verwaltungen zeichnet ein besorgniserregendes Bild. Die aktuellen Zahlen zeigen bereits eine Herausforderung, aber die Prognosen für 2030 lassen auf eine erhebliche Verschärfung schliessen.

Aktuell bleiben etwa 5 % der Stellen in den öffentlichen Verwaltungen unbesetzt. Die Prognose für 2030 geht von einem Anstieg auf 25 % oder 34’000 unbesetzte Stellen aus. Dies bedeutet einen drastischen Anstieg im Vergleich zur gegenwärtigen Situation und stellt eine ernsthafte Herausforderung dar. Es erfordert strategische Massnahmen, um den drohenden Personalmangel zu bewältigen, einschliesslich gezielter Rekrutierungsinitiativen, Mitarbeiterbindung sowie Investitionen in Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.

Exponenten der Gen Z, die im öffentlichen Sektor arbeiten, heben Teamzusammenhalt, Sinn der Arbeit und Wertschätzung als zentrale Einflussfaktoren hervor. Diese Präferenzen spiegeln den Anspruch wider, in ihrer Arbeit einen Beitrag für die Gesellschaft zu leisten. Dies ist ein entscheidender Vorteil für Gemeindeverwaltungen, der oft nicht ausreichend betont wird. Dieser Faktor bietet eine einzigartige Möglichkeit, sich im Wettbewerb um qualifizierte Arbeitskräfte zu positionieren. Die Gemeinde Risch-Rotkreuz hat die Chance ergriffen, proaktiv ihre Stärken hervorzuheben und sich als attraktive Arbeitgeberin zu etablieren.

Referenzen

Zielbild um die Arbeitswelt zu modernisieren und an die Bedürfnisse der Zukunft anzupassen