Workhack: Pomodoro-Technik «Produktiv arbeiten»

Mit der Pomodoro-Technik arbeite ich produktiver

Bist du abends oft erschöpft und hast dennoch das Gefühl, nichts geschafft zu haben? Dann probiere unbedingt die Pomodoro-Technik aus: Mit dieser habe ich gelernt produktiver zu arbeiten und Pausen nicht zu kurz kommen zu lassen.

Weil der Italiener Francesco Cirillo während seines Studiums in den Achtzigerjahren so häufig trödelte und sich von seinen eigentlichen Aufgaben ablenken liess, fasste er einen guten Vorsatz: Er würde 25 Minuten konzentriert arbeiten. Denn 25 Minuten sind zu wenig Zeit, um lange herumzutrödeln oder sich zu verzetteln, aber genügend, um ein gutes Stück voranzukommen. Nach diesen 25 Minuten, so Cirillos Plan, würde er sich eine kurze Pause gönnen und weitermachen.

Und so geht's!

1. Aufgaben aufschreiben und priorisieren

Schreibe alle offenen Aufgaben in eine To-do-Liste – wir Work Monkeys lieben Trello, das Aufgaben-Verwaltungstool, um produktiver arbeiten zu können – und priorisiere diese in: Was muss als erstes erledigt werden, was hat noch etwas Zeit.

2. Zeitaufwand schätzen

Schätze, wie lange du für die einzelne Aufgabe ungefähr brauchen wirst. Anfangs könnte dir das noch etwas schwer fallen. Je länger du aber die Pomodoro-Technik anwendest, desto genauer wirst du die nötige Zeit für einzelne Tätigkeiten kalkulieren können.

Ziel ist, die Arbeitseinheiten in 25-Minuten-Stücke zu teilen. Grössere Aufgaben werden demnach aufgebrochen. Nimmt eine Aufgabe keine 25 Minuten in Anspruch, etwa das Beantworten einer E-Mail, werden mehrere Punkte in einem Pomodoro gebündelt.

3. Zeitbudget ausrechnen 

Kalkuliere am besten schon am Vorabend oder dann gleich als erstes am Morgen, für wie viele Pomodoro-Intervalle dir die Zeit reicht. Diese reservierst du in deinem Kalender und weist die zugehörigen Aufgaben aus der To-do-Liste zu.

Zusatztipp

• Setze dich an einen Arbeitsplatz, an welchem du ungestört arbeiten kannst
• Leite das Telefon um 
• Schliesse das E-Mail-Postfach und schalte die Desktop-Benachrichtigung für neue Mails aus
• Nutze einen Pomodoro-Timer (auf dem Smartphone Apple / Android oder als Onlineversion)

Schöpfe Energie aus deinen Pausen

Regelmässige Pausen sind notwendig, um geistig frisch zu bleiben. „Atme, meditiere, strecke dich, hol dir eine Tasse Kaffee, mach einen kurzen Spaziergang oder tu etwas entspannendes, was nichts mit Arbeit zu tun hat. Dein Kopf wird es dir am Abend danken.

Diese Vorteile habe ich festgestellt

• Motivierend: Das Abhaken erledigter Punkte sorgt für kleine Erfolgserlebnisse.
• Konzentriert: Die Strategie hilft mir beim Fokussieren.
• Niederschwellig: Die überschaubaren Teilaufgaben schaffen einen besseren Überblick.
• Produktivitätssteigernd: Durch Monotasking schaffe ich mehr.
• Aufschlussreich: Durch das Protokollieren erhalte ich Erkenntnisse, wie viel Zeit Aufgaben brauchen.
• Erholsam: Regelmässige Pausen bringen neue Energie.

Und was findest du? Ich bin gespannt auf deine Erkenntnisse.

Herzlichst Olivia