Ein Büroumbau steht an. Die Geschäftsleitung stellt die strategischen Weichen für die Zukunft – doch bei der Belegschaft schrillen oft erst einmal die Alarmglocken: „Hilfe, Open Space!“
Wenn neue Bürokonzepte einfach von oben herab diktiert werden, kann das Schadenpotenzial mit schlechter Firmenstimmung hoch werden. Aus Skepsis wird schnell eine lähmende Blockadehaltung, der Flurfunk läuft heiss und die allgemeine Stimmung kippt. Wie lässt sich im Change Management verhindern, dass aus wertvollen Mitarbeitenden plötzliche Verweigerer werden? Indem sie bereits in der Phase der Grobplanung aktiv ins Boot geholt werden. So können die Teams funktionsspezifisch einbringen, wie sich ihre Bürofläche optimieren lässt, um ab dem ersten Tag in den neuen Räumen effizient, produktiv zu arbeiten und sich bereits vorab auf die neue Bürolandschaft freuen!
Hier sind drei Praxistipps für die Unternehmensführung, wie die Partizipation bei der Büroplanung perfekt gelingt:
Bild: Fabio Vareni und Markus Frei bei einer internen Besprechung für den bevorstehenden Workshop Change-Management.
Tipp 1: Erkläre das „Warum“ der bevorstehenden Anpassung eurer neuen Arbeitswelt
Ein Activity-Based-Working-Konzept funktioniert, wenn die Mitarbeitenden verstehen, warum der Wandel ansteht – und welchen echten Nutzen die neuen Zonen als auch der Wandel für sie haben. Nimm dir die Zeit, den Sinn dahinter zu erklären. Zeige konkret auf, wie das neue Mobiliar clever eingesetzt wird, um ihren Arbeitsalltag perfekt zu unterstützen. Denn am Ende gilt: Open Space braucht man vor allem im Kopf!
So setzt du es in der Praxis um:
- Möbel-Probesitzen: Stelle schon Wochen vor der eigentlichen Umsetzung einzelne neue Möbelstücke oder neue Bereiche (z.B. eine Fokus-Box oder ein flexibles Stehelement) im Büro auf. So kann das Team das „Warum“ physisch erleben und Berührungsängste abbauen.
- Greifbare Praxis-Szenarien: Spiele in Präsentationen typische Abläufe durch. Zeige anhand von konkreten Beispielen, wie die verschiedenen Zonen den Arbeitsalltag spürbar erleichtern und eine neue Zusammenarbeit mit Synergien entstehen.
- Best-Practice-Touren: Wenn du die Möglichkeit hast, ergreife die Chance, bereits erfolgreich umgesetzte Bürokonzepte live anzuschauen. Wir Work Rebels bieten solche inspirierenden Besichtigungstouren in der ganzen Schweiz an, um die Theorie in greifbare Praxis zu übersetzen.
Bild: «Inspirations-Rundreise und Bürobesichtigung mit einer Gemeindeverwaltung zu verschiedenen Bürolandschaften unter Begleitung von Work Rebels. Inklusive Experten-Insights und feinem Lunch-Paket. Hier vor dem Vitra Campus.»
Tipp 2: Rahmen statt Wunschkonzert bei der Büroplanung
Transparenz ist von Anfang an Führungssache. Kommuniziere glasklar, welche strategischen Eckpfeiler (wie beispielsweise das Gesamtbudget oder die architektonische Gebäudestruktur) feststehen und wo der echte Gestaltungsspielraum liegt. Niemand muss die Farbe der Fussleisten diskutieren – aber bei den entscheidenden Fragen zur täglichen Zusammenarbeit braucht es die Schwarmintelligenz der verschiedenen Teams. Das zeigt Vertrauen und vermittelt Partizipation.
So setzt du es in der Praxis um:
- Fokussiertes Fragendesign: Bringe im Dialog mit den Teams ausschliesslich jene Fragen auf den Tisch, die auch tatsächlich mitentschieden werden können. Themen und Rahmenbedingungen, die ohnehin fix gesetzt sind, werden gar nicht erst zur Diskussion gestellt. Das hält den Fokus scharf und verhindert falsche Erwartungen.
- Zeitgemässe Feedback-Kanäle: Nutze neben physischen Boards auch digitale Umfragetools oder interaktive Tools (wie MS Forms, Slido oder Miro). Hier können Mitarbeitende Fragen und Bedenken unkompliziert platzieren, die dann im nächsten Management-Update transparent beantwortet werden.
Bild: Auszug aus Workshop «Wie wollen wir in Zukunft zusammen arbeiten, damit wir noch besser werden?»
Tipp 3: «Prinzipien vor Regeln», fördere radikale Eigenverantwortung
Zukunft entsteht im Dialog, nicht isoliert im Einzelbüro. Lass die Mitarbeitenden die neuen „Spielregeln“ für die Bürofläche selbst definieren. Wie nutzen wir die Fokuszonen? Wo darf laut gelacht und wo muss konzentriert geschwiegen werden? Wenn Teams ihre Herausforderungen offen ansprechen und ihre eigenen Regeln aufstellen dürfen, passiert etwas Entscheidendes: Das Blockieren hört auf und sie übernehmen Verantwortung für ihr eigenes Handeln. Ein zentrales Anliegen ist es, wenn immer möglich mit gemeinsamen Prinzipien zu arbeiten – also mit Leitgedanken, die Orientierung geben und Eigenverantwortung stärken – statt mit detaillierten Regeln
So setzt du es in der Praxis um:
- Den „Büro-Knigge“ auslagern: Gib die Aufgabe, die Verhaltensregeln für die neue Arbeitsumgebung zu entwerfen, komplett in die Hands-on-Verantwortung einer gemischten Projektgruppe aus dem Team. Selbst erarbeitete Regeln werden intern um Welten besser akzeptiert als reine Top-down-Vorgaben.
- Zonen-Botschafter ernennen: Bestimme freiwillige Verantwortliche für bestimmte Bereiche (z.B. die Fokus-Bibliothek oder die Kreativ-Zone). Sie agieren als Vorbilder und erste Ansprechpersonen für die Einhaltung der selbst gemachten Regeln. Das kann gerne auch ein Team mit Lernenden sein.
Bild: Flexibel, bedürfnisorientiert und durchdacht: Moderne Arbeitswelten bieten für jede Aufgabe die passende Zone.
Und wenn das alles nichts hilft...
… oder du dir den Stress, die negativen Flurgespräche und wertvolle Zeit von vornherein komplett sparen willst, rücken wir Work Rebels gerne zur Unterstützung an!
In unseren massgeschneiderten Change-Management-Workshops bringen wir die heissen Themen als externe Experten auf den Tisch – ernsthaft, auf Augenhöhe und mit einer ordentlichen Portion Humor. So wird das neue Bürokonzept vom ersten Tag an nicht nur verstanden, sondern von der Belegschaft geliebt und hocheffizient bespielt.
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Bild: Ein starkes Team an deiner Seite: Work Rebels – work better! (Inklusive neuem Teammitglied, siehe ÜBER UNS)
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